Wie Festtagsgrüße, gegenseitige Aufmerksamkeiten und wohltätige Aktionen Freude bereiten können, ohne gegen datenschutzrechtliche Vorgaben zu verstoßen, lesen Sie in diesem Beitrag.
Mit dem anstehenden Jahreswechsel neigt sich auch das unternehmerische Jahr dem Ende zu. Bevor die meisten Beschäftigten ihre Weihnachtszeit genießen und über die Feiertage ihren verdienten Urlaub zubringen, besteht bei viele Unternehmen und Arbeitgebern noch das Bedürfnis, sich mit einer Aufmerksamkeit an die Beschäftigten, Kunden, Lieferanten oder an die Gesellschaft selbst zu wenden.
Unabhängig, ob es sich dabei nun um Festtagsgrüße, Geschenke für Mitarbeiter oder um wohltätige Aktionen handelt, sollten wie immer datenschutzrechtliche Vorgaben mit beachtet werden, da ansonsten durch eine gutgemeinte Handlung Nachteile für betroffene Personen oder, im schlimmsten Fall, für das Unternehmen entstehen können. Nachfolgend greifen wir daher verschieden Themen auf, um diese Nachteile zu vermeiden und um zusätzlichen Stress vor den Feiertagen zu vermeiden.
Postalischer Versand von Grußkarten
Postalische Grußkarten sind nicht nur aus Datenschutzsicht ein beliebtes Mittel, um Weihnachtsgrüße zu übermitteln. Oftmals sind gedruckte, und handgeschriebene oder zumindest persönlich unterschriebene Grußkarten, ein Zeichen der Wertschätzung. Sofern die Grußkarte nicht an eine juristische Person, wie z.B. an eine GmbH oder an eine andere Rechtsform adressiert ist, werden bei dem Versand personenbezogene Daten von Personen (Name und Adresse) verarbeitet. Für den Versand von postalischen Grußkarten gilt, dass diesem unter Einhaltung der nachfolgenden Vorgaben nichts entgegen steht: Im ersten Schritt muss geprüft werden auf Basis welcher Rechtsgrundlage ein Versand erfolgen darf. Diese Verarbeitung kann hierbei im Rahmen des berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. In der Regel begründet sich das berechtigte Interesse dabei mit dem Zweck der postalischen Direktwerbung für die Pflege und Aufrechterhaltung der Kundenbindung.
Da es sich in diesem Fall um Werbung handelt, empfiehlt es sich für eine rechtskonforme Darstellung, einen entsprechenden Werbewiderspruch durch einen Hinweis auf der Grußkarte darzustellen. Weiterhin muss die Datenverarbeitung (Name und Adresse) der Person für Werbung informiert erfolgen. Das setzt voraus, dass die jeweilige Person bei der Erhebung der Daten durch eine Datenschutzinformation darüber informiert wurde, dass seine Daten auch zum Zwecke der postalischen Direktwerbung genutzt werden können. Dies kann durch Datenschutzinformationen für Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner geschehen. Vor dem Versand gilt noch zu beachten, dass etwaige Werbewidersprüche aus der Vergangenheit berücksichtigt werden müssen.
Versand von Festtagsgrüßen per E-Mail
Abseits von Grußkarten kommen E-Mails für Festtagsgrüße in Betracht. Aus datenschutzrechtlicher Perspektive bestehen hierbei allerdings einige Fallstricke, die zwingend beachtet werden sollten.
Ähnlich wie bei postalischen Grußkarten werden solche E-Mails als Werbung eingeordnet. Daraus folgt, dass es notwendig ist, dass der Empfänger dem Erhalt der E-Mail durch eine Einwilligung zugestimmt hat. Die Einwilligung muss rechtskonform gestaltet sein (Double-Opt-In-Verfahren), dokumentiert sein und informiert erfolgen (Datenschutzinformationen zur Einwilligung).
Um den damit einhergehenden Aufwand zu vermieden, bietet es sich als praktikabler und rechtskonformer Mittelweg an, Festtagsgrüße durch einen bereits bestehenden und rechtskonform gestalteten Newsletter zu übermitteln. Andernfalls sollte besser auf den Versand von Postkarten ausgewichen werden.
Auswahl von Mitarbeitergeschenken
Mitarbeitergeschenke sind eine gute Gelegenheit, sich für das vergangene Jahr zu bedanken. Der Dank sollte allerdings nicht zu einem Verstoß gegen die Datenschutzvorschriften verleiten. Bei der Suche nach Inspirationen für ein Geschenk sollte daher darauf verzichtet werden, Daten zu verarbeiten, die nicht für diesen Zweck erhoben wurden. So dürfte ein Geschenk zur Gesundheitsförderung mit dem Verweis auf die vielen Krankheitstage in diesem Jahr eher die Festtagsstimmung trüben. Demnach sollte unbedingt auf die Grundsätze der Rechtmäßigkeit und Zweckbindung geachtet werden. Diese Grundsätze besagen, dass die erfassten Daten nur bei einer entsprechenden Rechtsgrundlage und für den dafür vorgesehenen Zweck, zu dem diese Daten erhoben wurden, verarbeitet werden dürfen. Also z.B. im Falle von Angaben der Krankheitstage nur für die Erfüllung der Pflichten des Arbeitgebers.
Durchführung von wohltätigen Aktionen
Bei wohltätigen Aktionen steht die Unterstützung von Projekten oder Personen im Fokus. Dabei ist es nicht unüblich, die entsprechende Aktion bzw. Unterstützungsleistung zu fotografieren und ggf. über die Unternehmenswebseite oder über die Unternehmensaccounts in den sozialen Medien zu verbreiten.
Aus datenschutzrechtlicher Perspektive ist es hier geboten, eine Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung der Bilder von natürlichen Personen sicherzustellen. Das gilt in besonderem Maß, wenn es sich um schützenswerte Personengruppen wie z.B. Kinder oder Arbeitnehmer handelt. Es gilt daher, dass für die Verwendung von Foto- und Bewegtbildaufnahmen von natürlichen Personen (auch in Kombination mit dem Namen und Kontaktdaten) eine Rechtsgrundlage sichergestellt werden muss. Dabei kommt regelmäßig das Instrument einer Einwilligung in Betracht.
Handelt es sich bei den abgebildeten Personen, um Beschäftigte, bei denen für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses die Veröffentlichung von Bildern zwingend erforderlich ist, kommt auch eine Veröffentlichung auf Grundlage des bestehenden Arbeitsvertrags in Betracht. Diese Möglichkeit ist aber meist ein Ausnahmefall und sollte nicht ohne entsprechende Beratung verwendet werden.
Wir wünschen Ihnen eine besinnliche Adventszeit und viel Freude beim Schenken, Spenden und Schreiben.
Dieser Beitrag wurde nach bestem Gewissen und aktuellem Kenntnisstand bei der Veröffentlichung erstellt. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Beitrags übernehmen wir keine Gewähr. Wir weisen darauf hin, dass dieser Beitrag nicht alle Besonderheiten des Einzelfalls berücksichtigt und daher keine individuelle Beratung zu einem konkreten Sachverhalt ersetzt. Bitte beachten Sie auch, dass ggfls. weitere Vorschriften, wie bspw. das UWG, Anwendung finden. Gerne stehen wir Ihnen unter den bekannten Kontaktdaten zur Verfügung.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in diesem Beitrag bei der allgemeinen Bezeichnung von Personengruppen auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet und stattdessen das generische Maskulinum verwendet. Sofern nicht explizit anders erwähnt, sind damit jedoch auch stets weibliche oder anderweitige Geschlechteridentitäten gemeint. Diese Vorgehensweise dient lediglich der Vereinfachung und soll keine Diskriminierung darstellen.
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