Wir sind umgezogen!

In den letzten vier Jahren hat sich so Einiges bei der BerIsDa GmbH getan. Neben einem Umzug in der Corona-Hochzeit, der Weiterentwicklung der Produkte, der Anpassung unseres Außenauftritts und dem Zusammenwachen als Team sind wir immer digitaler geworden. Gerade in der Corona-Zeit hat sich immer mehr abgezeichnet, dass mit mobilem Arbeiten und Kundenterminen vor Ort unser Büro an manchen Tagen ganz schön still ist. Mit dem Ausblick, dass wir auch in Zukunft mehr remote oder vor Ort bei unseren Kunden arbeiten, haben wir uns Ende 2023 dazu entschlossen uns räumlich anders aufzustellen.

Wir sind in unseren neuen Räumlichkeiten angekommen. Sie finden uns ab sofort in der Petersberger Straße 57a in 36037 Fulda.

Für uns bedeutet der Umzug eine Veränderung der Arbeitsumgebung mit höhenverstellbaren Schreibtischen, näheren Parkmöglichkeiten, Digitalisierung unserer Papierdokumente und Optimierung unserer Ablagestruktur. Aber was bedeutet so ein Umzug eigentlich aus Datenschutz- und Informationssicherheitssicht?

Daten sind in der Regel bei einem Umzug nebensächlich. In erster Linie geht es vielen darum den Umzug möglichst schnell, effizient und reibungslos zu gestalten. Man fokussiert sich daher im Umzug vor allem auf das Befördern von (großen, schweren) Möbeln, einen beschädigungsfreien Transport von Hardware oder dem sicheren Verstauen von Geschirr. Der angemessene Schutz von Daten vor, während und bei dem Umzug spielt aber eine genau so wichtige Rolle.

Vor dem Umzug geht es darum für sich geeignete Räumlichkeiten zu finden. Hierbei ist beispielsweise die Lage der Räumlichkeiten, die Anordnung der Räumlichkeiten oder die Möglichkeit der Einsichtnahme in die Räumlichkeiten zu beachten. Auch Maßnahmen zur Zutrittskontrolle spielen hierbei eine wesentliche Rolle: wie sieht das Schließsystem aus? Was für Fenster und Türen wurden verbaut? Über welche Wege gelangt man ins Gebäude? Darüber hinaus kann beispielsweise über einen Nachsendeauftrag sichergestellt werden, dass keine Daten verloren gehen. Diesen kann man bereits vor dem Umzug beauftragen.

Wenn bei einem Umzug nicht nur Möbel, sondern auch Daten und Dokumente transportiert werden sollen, wie beispielsweise Forschungs- und Entwicklungsunterlagen oder Personalakten, spielt die Auswahl des Umzugsunternehmens eine zentrale Rolle. Hierbei muss geklärt werden, ob das ausgewählte Umzugsunternehmen auch für den Transport von sensiblen Daten geeignet ist. Maßnahmen zur Erhöhung der Sicherheit beim Transport können beispielsweise die Verwendung von versiegelten Transportbehälter oder eine Versiegelung des Umzugstransporters sein. Zudem sollten nur autorisierte Personen den Transport dieser Daten und Dokumente durchführen.

Werden Daten und Dokumente direkt durch Beschäftigte transportiert, müssen klare und eindeutige Regelungen für den Transport festgelegt werden. Hierzu zählt beispielsweise, dass auf dem Weg zwischen alter und neuer Arbeitsstätte kein Halt gemacht wird oder dass beim Ausladen das Fahrzeug nicht offensteht. Zudem sollte der Transport mindestens durch zwei Personen erfolgen.

Es muss während des Umzugs sichergestellt sein, dass jederzeit bekannt ist, wo sich Daten und Dokumente befinden. Nur so kann ein Kontrollverlust minimiert oder ausgeschlossen werden gehen dennoch Dokumente während dem des Umzugs verloren, ist es wichtig zu wissen, um welche Dokumente und Daten es sich handelt.

In den neuen Räumlichkeiten angekommen müssen entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt werden. Hierzu zählt beispielsweise das Etablieren einer Schlüsselregelung für die neuen Räumlichkeiten, die physische Absicherung von Eingängen oder auch das Anbringen von Sichtschutzfolien. Zu guter Letzt bleibt nur noch der Hinweis, dass auch die Informationssicherheits- und Datenschutzdokumentation entsprechend angepasst werden muss. Das betrifft einerseits formell die Adressänderung und inhaltlich die Gegebenheiten in den neuen Räumlichkeiten.

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass ein Umzug gerade von papierhaften Unterlagen ein Risiko birgt. Es ist daher zu empfehlen, einen Umzug zu nutzen, um vorhandene Unterlagen zu digitalisieren oder entsprechend des eigenen Löschkonzepts der Vernichtung zuzuführen.