DatensChutzinformation gem. Art. 13 DSGVO zur Verarbeitung von Daten für die Durchführung von Online-Meetings über MS Teams
Der Schutz personenbezogener Daten unserer Geschäftspartner und Teilnehmer an Online-Veranstaltungen (Meetings, Schulungen, etc.) ist uns wichtig. Deshalb verarbeitet die BerIsDa GmbH personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit.
I. Kontaktdaten
1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
BerIsDa GmbH
Vertreten durch die Geschäftsführung Carolin und Daniel Dreijalts
Petersberger Straße 57a | 36037 Fulda | Deutschland
Tel.: +49 661 29698090 | E-Mail: info@berisda.de | Internetseite: www.berisda.de
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten postalisch unter BerIsDa GmbH, z. Hd. des Datenschutzbeauftragten, Petersberger Straße 57a, 36037 Fulda, telefonisch unter +49 661 29698090 oder per E-Mail unter datenschutz@berisda.de.
II. Beschreibung der Verarbeitung
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Wir verwenden MS Teams, um Onlinebesprechungen und -veranstaltungen durchzuführen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dient daher zur Teilnahme an Online-Veranstaltungen der BerIsDa GmbH. Für die vorgenannten Zwecke verarbeitet die BerIsDa GmbH gegebenenfalls die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:
- Angaben zum Benutzer: Vorname und Nachname (nur bei Nutzung als Moderator oder autorisierter Teilnehmer), Anzeigename, Telefonnummer (optional), E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional)
- Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), verbindungsspezifische Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte- und Hardware-Informationen, Zeitpunkt der Teilnahme, Logfiles, Protokolldaten
- Inhalte des Onlinemeetings, Text-, Audio- und Videodaten (bei Bereitstellung durch den Benutzer): Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.
- Bei einer Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername des Standorts, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
- Bei Aufzeichnungen (nur bei Einwilligung vor Aufzeichnung): Bild- und Tondaten in einer MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des allgemeinen Online-Meeting-Chats.
Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Applikation abschalten bzw. stummstellen.
Wir verwenden MS TEAMS, um Onlinebesprechungen und -veranstaltungen durchzuführen. Wenn wir diese aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorher transparent mitteilen und eine Einwilligung einholen. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen einer Onlinebesprechung oder -veranstaltung erforderlich ist, werden die allgemeinen Chatinhalte gespeichert. Dies wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Ihre personenbezogenen Daten erhalten wir grundsätzlich direkt von Ihnen oder Ihrem Unternehmen zur Kontaktaufnahme und Vertragserfüllung. Darüber hinaus weitere (technische) Daten werden bei Ihrer Teilnahme an einem Online-Meeting mit Microsoft Teams automatisch von der Plattform erhoben. Sofern Sie sich mit einem bestehenden Microsoft-Konto anmelden, ist Ihnen darüber hinaus die weitere Angabe von Daten möglich.
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten für die Teilnahme an unseren Onlinemeetings und -veranstaltungen ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Bereitstellung Ihrer Daten ist für die Teilnahme erforderlich; eine Verpflichtung zur Bereitstellung besteht nicht. Die Nichtbereitstellung kann jedoch dazu führen, dass Sie nicht an unseren Onlinebesprechungen und -veranstaltungen teilnehmen können. Bei individuellen Meetings, die Sie direkt mit uns vereinbaren, stellen wir Ihnen eine andere Plattform zur Verfügung oder weichen auf Ihr System aus.
2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zur Erfüllung eines Vertrags, den wir mit Ihrem Arbeitgeber geschlossen haben. Die BerIsDa GmbH hat ein berechtigtes Interesse daran, diesen zu erfüllen. Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung von Metadaten ebenfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, um die Sicherheit und Integrität unserer Systeme zu gewährleisten. Ist das Ziel einer Videokonferenz der Abschluss eines Vertrages oder stehen Sie schon in einer vertraglichen Beziehung mit uns, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.
Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung einer Videokonferenz oder die Speicherung in einer Teilnehmerdokumentation ist das Vorliegen einer Einwilligung des Teilnehmers gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Nach Widerruf Ihrer Einwilligung erfolgt eine Speicherung zu Nachweiszwecken und Abwehr von Haftungsansprüchen (Speicherung des Widerrufs) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
3. Zweck der Verarbeitung
4. Datenlöschung und Speicherdauer
Die Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten erfolgt grundsätzlich so lange, wie sie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt oder Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns widerrufen.
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Sie können den Widerruf per E-Mail oder per Post an den Verantwortlichen übermitteln. Wir können darüber hinaus widerrufene Einwilligungen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses bis zu drei Jahre speichern, um eine ehemals gegebene Einwilligung auch nach Widerruf nachweisen zu können. Sie können der Speicherung widersprechen, sofern Ihre Interessen unser berechtigtes Interesse überwiegen.
Nach dem Entfall des Zweckes (Entfall der berechtigten Interessen oder Beendigung des Vertrags) oder Ihres Widerrufs Ihrer Einwilligung werden die von Ihnen überlassenen Daten zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder aufgrund unserer berechtigten Interessen verarbeitet. Nach Wegfall unserer berechtigten Interessen werden Ihre Daten gelöscht.
5. Empfänger der Daten
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen und Bereiche Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. der o.g. Zwecke benötigen und die zur Verarbeitung dieser Daten berechtigt sind. Im Rahmen unserer Leistungserbringung beauftragen wir Auftragsverarbeiter, die zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten beitragen. Die BerIsDa GmbH arbeitet mit Dienstleistern, wie beispielsweise Dienstleistern für IT-Wartungsleistungen, Videokonferenztools oder Newsletter Versand, zusammen (sog. Auftragsverarbeiter). Diese Dienstleister werden nur nach Weisung der BerIsDa GmbH tätig und sind vertraglich auf die Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet. Dazu schließen wir schriftlich entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge mit diesen Dienstleistern.
Die Datenverarbeitung für Online-Meetings über Microsoft Teams wird ausgelagert und findet auf den Systemen der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland statt. In Verbindung mit den Volumenlizenzierungen sowie in den Programmvereinbarungen werden mit Microsoft Regelungen zum Datenschutz vorgenommen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Diese Regelungen (Bestimmungen für Onlinedienste (OSTs) und Nachtrag zum Datenschutz für Onlinedienste (DPA)) verwenden unter anderem die EU-Standardvertragsklauseln und weitere Bestimmungen zur DSGVO (https://www.microsoft.com/de-de/licensing/product-licensing/products.aspx).
6. Datenübermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation
Die Europäische-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) setzt voraus, dass die Übermittlung personenbezogener Daten, die bereits verarbeitet werden oder nach ihrer Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation verarbeitet werden sollen, nur zulässig ist, wenn ein mit den Vorgaben der DSGVO vergleichbares Datenschutzniveau gewährleistet ist. Wenn also sichergestellt ist, dass die Bestimmungen der DSGVO eingehalten werden – dazu kann beispielsweise das Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission i.S.d. Art. 45 Abs. 1, 3 DSGVO oder die Einführung unternehmensinterner, von einer Auf-sichtsbehörde genehmigter Datenschutzvorschriften (sog. „geeignete Garantien“, Art. 46 Abs. 2, 3 DSGVO) zählen.
Eine Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation ist nicht auszuschließen, da Microsoft ein internationales Unternehmen mit Hauptsitz in den USA ist und dementsprechend ein Zugriff aus den USA oder anderen Drittländern zur Wartung oder Supportdienstleistungen auf die Daten stattfinden kann. Des Weiteren ist es staatlichen Stellen aus den USA möglich legal auf personenbezogene Daten auf den Systemen von Microsoft zuzugreifen, ohne dass wir oder Sie davon erfahren.
Eine Übermittlung der Daten in die USA ist zulässig, wenn der Empfänger eine Zertifizierung unter dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF) besitzt oder über geeignete zusätzliche Garantien verfügt. Das DPF ist ein (individuelles) Übereinkommen zwischen der Europäi-schen Union und den USA, welches die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF-zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten.
Der Hauptsitz des Mutterkonzern (Microsoft Corporation) von Microsoft Ireland Operations Limited liegt aus Datenschutzsicht in einem Drittland. Microsoft wird, wie beschrieben, nur nach unserer Weisung tätig und ist vertraglich auf die Einhaltung der geltenden datenschutz-rechtlichen Anforderungen verpflichtet. Wir achten bei der Vertragsgestaltung darauf, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten innerhalb der Europäischen Union stattfindet.
Microsoft Corporation verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Frame-work“ (DPF). Die Liste der zertifizierten Unternehmen finden Sie unter: https://www.dataprivacyframework.gov/list. Dort können Sie nach dem Anbietername suchen und die Zertifizierung direkt einsehen.
III. Auskunft über Ihre Rechte
Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie als Betroffener folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichen:
1. Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf (unentgeltliche) Auskunft über Ihre erhobenen und gespeicherten personenbezogenen Daten. Dazu gehört u.a. auch die Auskunft über deren Verarbeitungszwecke, deren Herkunft und Empfänger, die Speicherdauer sowie das Bestehen verschiedener Rechte.
2. Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen ein Recht auf Berichtigung (auch im Sinne einer Vervollständigung) Ihrer Daten, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder für den Zweck der Verarbeitung unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.
3. Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DSGVO jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, es sei denn, dass noch Umstände zum Tragen kommen, die den Verantwortlichen berechtigen oder verpflichten, Ihre personenbezogenen Daten weiterhin zu verarbeiten (wie bspw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten).
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie im Umfang von Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
5. Recht auf Unterrichtung, Art. 19 DSGVO
Wurden Ihre personenbezogenen Daten von Empfängern verarbeitet, an welche der Verantwortliche die Daten offengelegt hat, so ist der Verantwortliche verpflichtet, diese über Ihre Forderungen bezüglich Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, zu informieren, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Sie können verlangen, dass der Verantwortliche Sie über diese Empfänger informiert.
6. Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Haben Sie uns personenbezogene Daten bereit gestellt, und erfolgt eine automatisierte Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder auf Grundlage eines Vertrags so haben Sie im Umfang von Art. 20 DSGVO ein Recht auf Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten, sofern dadurch nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden. Die Bereitstellung erfolgt in einem gängigen, maschinenlesbaren Format. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.
7. Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO
Sie haben das Recht, jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, sofern die Verarbeitung auf Grundlage einer Interessensabwägung vorgenommen wird. Dies ist der Fall, wenn sich der Verantwortliche zur Verarbeitung auf das öffentliche Interesse oder sein berechtigtes Interesse beruft (siehe Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit e und f). Voraussetzung ist, dass Sie aus Gründe, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben geltend machen, welche das Interesse des Verantwortliche überwiegen. Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
In Art. 21 Abs. 2 DSGVO findet sich eine spezielle, abweichende Regelung, wenn die Sie betreffenden personenbezogenen Daten für Direktwerbung genutzt werden. Hier haben Sie ohne weitere Voraussetzungen jederzeit das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten einzulegen. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden nicht mehr für den Zweck der Direktwerbung verarbeitet. Soweit mit der Direktwerbung ein Profiling in Verbindung steht, können Sie diesem ebenso widersprechen.
Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.
8. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall, Art. 22 DSGVO
Sie haben gemäß Art. 22 DSGVO das Recht, dass Entscheidungen die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten, oder Sie in ähnlicher Weise beeinträchtigen, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden. Ausnahmen können bestehen, wenn angemessene Maßnahmen für den Schutz Ihrer Person gewährleistet sind, und es notwendige vertragliche Regelungen gibt, es eine Rechtsvorschrift gibt oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben
9. Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung, Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt. Sie können den Widerruf per E-Mail oder per Post an den Verantwortlichen übermitteln.
10. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Wenn Sie sich in einem anderen Bundesland oder nicht in Deutschland aufhalten, können Sie sich aber auch an die dortige Datenschutzbehörde wenden.
Kontakt
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme mit unserem Datenschutzbeauftragten. Sie erreichen ihn per E-Mail unter datenschutz@berisda.de oder per Telefon unter +49 661 29 69 80 90.
Stand: 3. Juli 2026