Wenn Mitarbeiter im Unternehmen personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen ist man gesetzlich verpflichtet, die Mitarbeiter an das Datengeheimnis laut §5 des BDSG zu binden.

Im Unternehmen fallen aber auch Daten an die zwar nicht personenbezogen sind aber ebenfalls schützenswert. Gemeint sind hier etwa Kalkulationen, Konstruktionszeichnungen oder die wirtschaftliche Position des Unternehmens. Haben Beschäftigte Zugriff auf solche Informationen, sollte man die Mitarbeiter auf Geheimhaltung verpflichten. Oftmals trifft man Regelungen dazu im Arbeitsvertrag, die nicht selten aber nur unzureichend formuliert sind. Eine praxistaugliche Lösung bietet hier eine separate Verpflichtungserklärung, die jedem Mitarbeiter verpflichtet und über die geltenden Richtlinien in Kenntnis setzt. Eine separate Verpflichtung hat den Vorteil, dass diese jederzeit auf den aktuellen Stand gebracht werden kann, ohne den Arbeitsvertrag zu ändern.